Am Freitag, der 13. März, kam die Hiobsbotschaft für viele Unternehmen: Ab Montag, dem 16. März 2020, wurde konsequentes Social Distancing verordnet und Homeoffice mit Nachdruck empfohlen und von der überwiegenden Mehrheit befolgt. Es galt, schnell und effizient die Unternehmen für eine längere Phase im Homeoffice-Modus fit zu machen. Und die Infrastruktur dementsprechend zu planen. Ein Wettlauf mit der Zeit, wie das Beispiel OF-Software AG aus Birsfelden BL zeigt.
Auf einmal ging alles sehr schnell. Aber bei der OF-Software AG in Birsfelden BL war man schon vor der mittlerweile legendären Pressekonferenz des Bundesrates vom Freitag, dem 13. März 2020, vorbereitet auf alle Eventualitäten. Die Spezialisten für Gesamtlösungen für die Bau- und Haustechnikbranche sowie für die Vernetzung von Unternehmen mussten die Fortsetzung des Tagesgeschäftes sicherstellen. Das war man seiner Kundschaft schuldig. Und so begann der Wettlauf mit der Zeit: «Über das Wochenende vom 14. auf den 15. März 2020 wurde bei uns entschieden, dass alle Abteilungen im Homeoffice arbeiten, um der Ansteckungsgefahr vorzubeugen. Auf der bestehenden VoIP Telefonanlage 3CX wurde die Funktionalität zur Telefonie über App und im Browser für alle Mitarbeiter freigeschaltet. So wurde gewährleistet das der Support ohne Einschränkungen für unsere Kunden weiterhin zur Verfügung steht. Die bestehende VPN-Verbindung wurde bei allen Mitarbeitern eingerichtet und der Remotezugriff konfiguriert, um den vollen Zugriff auf unser System sicherzustellen. Ausserdem erhielten Mitarbeiter Hardware zur Unterstützung bei der Heimarbeit – also Bildschirme, Maus, Tastatur, Headset und so weiter», sagte Pablo Gudenrath, Mitglied der Geschäftsleitung.
VPN steht für «Virtual Private Network» und ist ein virtuelles privates, in sich geschlossenes Kommunikationsnetz. Virtuell in dem Sinne, dass es sich nicht um eine eigene physische Verbindung handelt, sondern um ein bestehendes Kommunikationsnetz, das als Transportmedium verwendet wird. Das VPN dient dazu, Teilnehmer des bestehenden Kommunikationsnetzes an ein anderes Netz zu binden. So kann beispielsweise der Computer eines Mitarbeiters von zu Hause aus Zugriff auf das Firmennetz erlangen, gerade so, als sässe er mittendrin. Die Technikabteilung hatte bereits für Kundinnen und Kunden die VPN Verbindungen eingerichtet damit diese von zuhause aus arbeiten können.
Gut organisiert und vernetzt ist halb gewonnen
Vieles musste zudem bezüglich Workflow koordiniert werden. Auch die Meetings und die ständige Interaktion. «Wir haben das so gelöst: An zwei Terminen pro Tag tauschen wir uns im Sprachchat über Discord aus. Auch ein Chatchannel wurde eingerichtet, um einen unkomplizierten Austausch zwischen den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu gewährleisten. In manchen Bereichen funktioniert so die Kommunikation sogar besser als im Büro, da jede und jeder die Chat-Protokolle mitverfolgen kann», so Verkaufsleiter Clemens Blust.
Ein Vorteil für die OF-Software-Kundschaft zeigt sich nun deutlich auch beim Thema Mobile Service. Dieses Tool – auch schon vor der Coronavirus-Krise effizient eingesetzt – erlaube es, in diesen besonderen Zeiten das Social Distancing so zu betreiben, ohne dass man logistische oder arbeitsablauftechnische Nachteile hat: «Mit dem Mobile Service ist es Monteuren, hauptsächlich den Servicemonteuren, möglich, ohne grossen Kontakt mit dem Büro zu arbeiten. Die in unserer OF-4000 Planungssoftware erstellten und terminierten Aufträge werden dem Monteur in Echtzeit digital auf dem Tablet angezeigt. Die benötigten Materialien und Arbeitsstunden werden über digitale Ausmassblätter oder über IGH in den Suissetec Katalogen erfasst. Dann wird der Auftrag hinterlegt und dem Büro zugesendet. Beim Abrechnen des Auftrages werden die Materialien automatisch in die Rechnung importiert. Verlorene Rapport-Dokumente oder das Entziffern von Handschriften gehört so der Vergangenheit an», zeigt sich Clemens Blust erfreut.
Coronavirus befeuert die Digitalisierung
Durch die zunehmende Durchsetzung der New-Work-Philosophien in fast allen Branchen, wird eine totale Vernetzung der Arbeitsbereiche erreicht. Die Grundausrichtung im New Work ist interessant und fördert durch eine gute Vernetzung, durch Potenzialentfaltung und das Aufbrechen von starren Strukturen in Organisations- und Führungsfragen mitunter auch die Produktivität. Während der Coronavirus-Krise sehen sich viele Unternehmen in allen Branchen nun dazu gezwungen, andere Arbeitsweisen wie eben Homeoffice und dezentrale Lösungen zu forcieren. Damit man in den zum Teil komplexen Arbeitswelten nicht komplett den Überblick verliert, braucht es gute Lösungen. Pablo Gudenrath sagt: «Ja, wir merken das bei unserer täglichen Arbeit: Der Schwerpunkt-Trend bei uns ist die Vernetzung des kompletten Unternehmens mit einer Softwarelösung aus einem Haus. Die Idee ist, dass mit der gleichen Betriebssoftware die Büromitarbeiter verschiedener Funktionen – das heisst konkret beispielsweise die Projektleiter, Sachbearbeiter, Sekretäre und die Geschäftsführung – sowie die Monteure, also Servicemonteur, Baustellenmonteur, leitende Mitarbeiter, mit den benötigten Tools ausgestattet werden. Diese Vernetzung schafft eine gemeinsame Plattform und bringt einen grossen Zeitgewinn, da Doppelspurigkeiten vermieden werden. Da alles aus einer Hand kommt, schafft es für die führende Ebene auch eine einfache Übersicht auf sämtliche Daten, Termine und wichtigen Kennzahlen.»
Gudenrath verweist speziell auch auf das stetige Bedürfnis, die Kundschaft der Kunden mit in die Arbeitsleistungen einzubeziehen. «In unserer Branche heisst das im Klartext: Mit einem sogenannten Kundenportal für Verwaltungen, Generalunternehmen und Architekten könnten Drittpersonen mit in den Bauprozess einbezogen werden. Auf den Auftrag laufende Stunden, anstehende Termine und Deadlines können von allen Parteien an einem Ort eingesehen werden. Kunden können auf die Daten ihrer Installation wie zum Beispiel Heizungsanleitungen, Serviceintervalle und vieles mehr zugreifen.»
Was die beiden genannten Trends zwangsläufig mit sich bringen, ist das ebenfalls stetig wachsende Bedürfnis, die involvierten Parteien in einer Betriebssoftware exakt zu steuern. Ein Sachbearbeiter müsse sämtliche Aufträge einsehen können, so Gudenrath. Ebenfalls sollte der Sachbearbeiter Einsicht in die auf den Auftrag hinterlegten Dateien haben. Ein Monteur hingegen muss nur seine eigenen Aufträge sehen, ebenfalls braucht er nicht sämtliche Dateien, welche auf dem Auftrag liegen, einzusehen.
