Was muss ein Konferenz- und Seminarhotel bieten? Worauf wird beim Scouting der Bildungsmanagerinnen und Bildungsmanager beziehungsweise der Eventbeauftragten Wert gelegt?
Der Schlüssel zu einem attraktiven Geschäftsevent liegt in erster Linie an der Gesamtperformance und dem Mix sowie der Qualität des Gebotenen. Der Programminhalt muss zudem noch auf die Erwartungen des Zielpublikums zugeschnitten sein. Ein weiterer Schlüssel: die Location und der Besuchermix.
Beide tragen dazu bei, dass eine gute Dynamik und Stimmung während des Events entstehen können. Und nicht zuletzt muss auch der Zeitpunkt der Veranstaltung stimmen.
Oft spricht man diesbezüglich von der «Zauberformel», bei welcher alle diese Parameter greifen. Diese besteht aus dem Zusammenspiel der oben genannten Voraussetzungen. Bei Workshops und Seminaren, bei Geschäftsfeierlichkeiten und dergleichen mit dem Zweck einer Zielgruppenaffinität gilt es gemäss der von uns befragten Experten, fünf wichtige Dinge zu berücksichtigen:
1. Emotionen wecken: Dies gilt für alle Veranstaltungen – auch für Seminare, Workshops und Weiterbildungsevents. Und auch bei Firmenevents. Interaktive Parts und eine gute Moderation helfen dabei.
2. Ein Motto geben: Ein Motto, welches der Veranstaltung einen roten Faden gibt, ist nicht nur hilfreich für die Promotion, sondern auch für das Content-Management des Events.
3. Die Verpflegung: Nicht nur Liebe geht durch den Magen – auch die Stimmung. Mit in die Zauberformel für einen guten Event gehört das passende Catering oder Menü, das die Zielpersonen anspricht.
4. Die Location und das Timing: Wo und wann findet der Event statt? Welche Räumlichkeiten, welches Konferenz- und Seminarhotel sind für den Event geeignet und ist alles so hergerichtet, dass die Technik funktioniert?
5. Erwartungen sofort erfüllen … und für ein tolles «Schlussbouquet» sorgen: Wenn Erwartungen nicht erfüllt werden, wird es schwierig mit der Stimmung vor Ort und dem Empfehlungsmarketing nach der Veranstaltung. Und schliesslich soll alles in guter Erinnerung bleiben.
Einer der absolut wichtigsten Parameter für den Erfolg eines geschäftlichen Events ist die Location. Die Ansprüche an ein Seminar- und Konferenzhotel sind hoch. Dies bestätigt auch Thomas Steidle, CEO des ARTE Seminar- und
Konferenzhotels in Olten – ein bestens vernetzter Hoteldirektor mit grossem Erfahrungsschatz im Konferenz- und Seminargeschäft.
«Geschäftsführer»: Thomas Steidle, was macht aus Ihrer Sicht ein planerisch gut durchdachtes Seminar- und Konferenzhotel aus?
Thomas Steidle: Wichtig ist, die verschiedensten Bedürfnisse für alle Anlässe abdecken zu können: Ist es ein Workshop in kleinem Rahmen? Ein grosser Kongress mit Industrieausstellung und Referaten? Ein kleines Konzert oder eine Bühnenshow? Es ist ein Unterschied, ob es sich um einen Firmenanlass oder eine Hochzeit handelt. Es gibt zahlreiche Varianten von Anlässen und ein gutes Seminarhotel sollte hinsichtlich Raumangebot, Technik, Catering und Ambiente allen Vorgaben gerecht werden können. Je besser man ein Konferenz- und Seminarhotel strategisch plant, desto besser können die vielseitigen Wünsche der an einem Event Interessierten berücksichtigt werden. Ganz wichtig ist natürlich auch das Personal vor Ort, das bei Fragen oder Anliegen fachlich unterstützt. Und für weit angereiste Gäste sind neben dem Seminar- und Kongressangebot natürlich auch das zugehörige Restaurant und die Zimmer sehr wichtig, damit sie sich im Hotel auch nach dem eigentlichen Anlass «wie zu Hause» fühlen.
Welche Mehrwerte muss eine Location bieten, damit die verschiedenen Zielgruppen diese als Seminar- oder Konferenzstandort für einen einmaligen oder auch regelmässigen Anlass wählen?
Ein wesentlicher Vorteil sind «kombinierbare» Seminarräume, wenn die Räume also je nach Anlassgrösse erweitert werden können. Wir haben schon oft erlebt, dass ein Anlass mit 20 Personen startete und jährlich grösser wurde. Mittlerweile kommen zu einem einst kleinen Event bis zu 500 Teilnehmende. Solche Anlässe finden noch immer im ARTE statt, da wir uns auf diese Bedürfnisse durch eine geschickte Raumplanung stets anpassen können. Neben dem Ambiente ist vor allem die Flexibilität des Seminarteams sehr wichtig, sodass sich die Organisatoren um die Location und das vorhandene Angebot keine Sorgen machen müssen. Eine funktionierende Technik ist Bedingung. Zudem muss stets jemand vor Ort sein für allfälligen technischen Support. Und nicht zu unterschätzen sind die Kaffee- oder weiteren Pausen. Hier finden die wichtigen Gespräche unter den Anwesenden statt. Da gilt eine Faustregel: Wenn man mit einem guten Catering versorgt wird, ist man kreativer und gewillter, neue Ideen auszutauschen.
Wie up to date müssen die technischen Einrichtungen sein?
Ganz einfach: stets auf dem neuesten Stand. Ein gutes Seminarhotel muss immer die Möglichkeit bieten, dass alle Arten von PCs und Tablets für Präsentationen angeschlossen werden können, Beamer und Audiosystem müssen auf dem neuesten Stand sein und gute Qualität liefern. Und wiederum gilt: Ob Workshop für fünf Personen oder eine Präsentation vor 500 Teilnehmern – es müssen für jede Art von Veranstaltung die richtigen Möglichkeiten und Geräte zur Verfügung stehen. Apropos Technik: Natürlich sind seit 2019 wegen des Covid-19-Pandemieausbruchs die Hybridseminare sehr gefragt und das wird auch so bleiben. Dies bedeutet für uns: Veranstaltungen, bei welchen zum einen Publikum vor Ort ist, aber das Programm für weitere Teilnehmer gestreamt wird, müssen optimal organisiert werden. Wir bieten die komplette Technik dazu. Sowohl der Ton als auch die Kamera inklusive Verfolger werden von unseren Technikern bedient, sodass wir diese Veranstaltungen in einer optimalen Qualität anbieten können. Dieses Angebot wird sehr geschätzt und wir erhalten sehr viele Komplimente für den professionellen Service. In diesen Zeiten muss nicht nur die Technik «à jour» sein, sondern auch das Kundenerlebnis, die Customer Journey eines Geschäftsevents. Bei aller Liebe zur modernen Technik gilt aber auch hier: Das Personal ist entscheidend. Die Technik kann 1A sein, aber wenn niemand vor Ort ist, der bei der Bedienung helfen kann, wird’s eng.
Wie wichtig ist der Standortvorteil?
Sobald es keine lokale Veranstaltung mehr ist, wird der Standortvorteil sehr wichtig. Im Hotel ARTE haben wir mit Olten den Vorteil, dass die Distanz zu zahlreichen grösseren Regionen ähnlich lang ist. Bern, Basel, Luzern, Zürich – alles ist weniger als eine Stunde von Olten entfernt, ob mit der SBB oder mit dem Auto. Ausserdem ist es ein grosser Vorteil für ein Seminar- und Konferenzhotel, wenn die Bahn in kurzer Gehdistanz ist und genügend Parkplätze vorhanden sind. Wir kriegen immer wieder die Rückmeldung, wie wichtig dieser Aspekt bei der Wahl des Veranstaltungsorts war. Daher erachte ich den Standortvorteil nicht nur für uns, sondern auch für alle Veranstalter als wesentliches Element.
Ist auch das Image nicht zu unterschätzen?
Wir sind natürlich froh, wenn wir aufgrund des Empfehlungsmarketings Buchungen generieren. Auch die Verankerung in der Region ist wichtig. So ist – wie schon ausgeführt – der Standort für uns ein zentraler Bestandteil des gesamten Konzepts. Wenn die Region nicht happy ist mit dem Hotel, wird es auch schwer, sich überregional zu positionieren. In unserem Restaurant führen wir jeden Monat mehrere – teils regelmässige – Veranstaltungen durch, die sehr beliebt sind und so mittlerweile auch viele Gäste aus Zürich, Basel, Bern und Luzern anlocken.
