Nachdem sich das bezahlen mit Virtuellen Kreditkarten in Unternehmen vor allem im Bereich der Geschäftsreisen etabliert hat, können nun auch Einkaufsprozesse Virtuell abgewickelt werden: Vom Radiergummi über den Hochleistungsdrucker bis zur Online-Werbung.
Unternehmen achten stets darauf, ihre Kosten unter Kontrolle zu haben – das hat sich im Jahr 2020 nochmals deutlich akzentuiert. Die Wirtschaft ist weltweit stark eingebrochen
und nur langsam auf Erholungskurs. Für die Rückkehr in die «Normalität» ist es elementar, dass Unternehmen ihre Ausgaben im Blick und damit unter Kontrolle behalten, alle Daten in hoher Qualität vorliegen haben und somit durch deren Analyse laufend Optimierungen vornehmen können. Eine zentralisierte Bezahllösung ist in dieser Hinsicht das A und O.
Dadurch ist beim Unternehmen alles an einem Ort hinterlegt und online einsehbar – unabhängig davon, über welchen Weg der Mitarbeiter Ausgaben für das Unternehmen getätigt hat. Die Firmen erhalten für verschiedenste Leistungen eine Rechnung mit einem festgelegten Zahlungsziel.
So kaufen Unternehmen heute ein
Der Zahlungsdienstleister AirPlus International hat mehr als 240 Unternehmen in der Schweiz und Deutschland nach ihren Einkaufs- und Bezahlvorgängen befragt (Mehrfachnennungen möglich). 88 Prozent der Unternehmen bezahlen per Rechnung oder Überweisung, eine Firmenkreditkarte kommt bei 66 Prozent der Unternehmen zum Einsatz. 35 Prozent geben an, dass die Mitarbeitenden für Unternehmenseinkäufe privat bezahlen und damit in Vorkasse gehen. Gerade Letzteres ist für Andy Stehrenberger, Geschäftsführer von AirPlus in der Schweiz, eine vergebene Chance: «Durch den vereinfachten Abrechnungsprozess mittels einer virtuellen Kreditkarte können Mitarbeitende ihren administrativen Zeitaufwand massiv reduzieren. Das Sammeln von Quittungen und
Rechnungen sowie die mühsame Spesenabrechnung entfallen komplett, das minimiert die Prozesskosten sowie das Fehlerrisiko und spart dem Unternehmen wertvolle Mittel ein.»
Die Unternehmensverantwortlichen sehen das Potenzial der virtuellen Einkaufs-Kreditkarte durchaus – vor allem im Bereich von Online-Einkäufen (75 Prozent), insbesondere bei der Beschaffung von Softwarelizenzen und Apps (65 Prozent) sowie von Hardware und Bürobedarf (50 Prozent).
Einkäufe mit einer Virtuellen Kreditkarte bezahlen
Von den von AirPlus befragten Unternehmen geben 56 Prozent an, bereits virtuelle Kreditkarten für ihre Unternehmensauslagen einzusetzen. 38 Prozent verwenden keine solche Lösung, obwohl es für Firmen gerade heute mehr Sinn macht denn je, für die Einkäufe auf eine virtuelle Bezahllösung zurückzugreifen. Mitarbeitende sind nun häufiger im Home Office und müssen auch hier berufliche Ausgaben tätigen – doch längst nicht alle Angestellten verfügen über eine Firmenkreditkarte. Besonders Online- und Ad-hoc-Einkäufe werden mit einer virtuellen Kreditkarte wie beispielsweise der neu lancierten AirPlus Virtual Cards Procurement für eine breite Palette von Waren und Dienstleistungen bedeutend einfacher und schneller, egal ob für den Kauf von Hardware, Softwarelizenzen, Büromaterial, Bücher und Zeitschriften, Online-Werbung oder Domains. Für die Bezahlung wird dabei für jede Transaktion eine virtuelle Kreditkarte bzw. eine Kreditkartennummer generiert – bei weltweiter Akzeptanz dank des globalen Mastercard-Netzwerks. Alle Transaktionen werden anschliessend zentral abgerechnet und in einer Sammelrechnung gebündelt.
«Mit einer solchen Bezahllösung erhalten Unternehmen einerseits die vollständige Kontrolle über alle Ausgaben und profitieren gleichzeitig von hohen Sicherheitsstandards und schlanken, effizienten Prozessen», betont Andy Stehrenberger. Die Rechnungsdaten können mit Informationen wie Kostenstelle und Bestellnummer versehen und anschliessend
schnell und einfach in bestehende Finanz- und Controllingsysteme integriert werden. Die Abrechnung erfolgt zu festgelegten Zeitpunkten, wodurch Unternehmen ausserdem ihr Liquiditätsmanagement verbessern. Einkäufe über Webshops beispielsweise benötigen eine sofortige Online-Zahlung, die mit den virtuellen Kreditkarten nun innerhalb der Einkaufsrichtlinien getätigt werden kann. Die Unternehmen bezahlen somit pünktlich beim Lieferanten und erhalten trotzdem ein verlängertes Zahlungsziel. AirPlus belastet nur die Kosten, die am Ende des jeweiligen Rechnungszeitraums anfallen, wodurch das Unternehmen seinen Cashflow optimiert. Ansonsten müsste ein Unternehmen dauerhaft Liquidität für Rechnungen unterschiedlichster Lieferanten zurückhalten, um diese entsprechend der unterschiedlichen Zahlungsfristen begleichen zu können.
Ein weiteres Argument für die virtuelle Lösung: Händler werden innerhalb von zwei bis drei Tagen bezahlt und damit deutlich schneller als mit Banküberweisungen mit einer in Europa durchschnittlichen Forderungslaufzeit (DSO) von etwa 47 Tagen. «Für Sofortzahlung bei Überweisung müsste der Händler einen Rabatt anbieten – in Europa sind hier im Schnitt
fünf bis acht Prozent durchaus üblich», so Stehrenberger.
Hohe Sicherheitsstandards schliessen Missbrauch Quasi aus
Das Bezahlen mit virtuellen Kreditkarten bietet hohe Sicherheitsstandards: Die virtuellen Kartennummern können von den Unternehmen für einen bestimmten Kaufzweck, ein festgelegtes Limit, eine Währung und einen Nutzungszeitraum beschränkt werden. Da jede Nummer zudem nur für einmalige Transaktionen oder wiederkehrende Zahlungen wie monatliche Abo-Gebühren verwendet wird, ist die Missbrauchs- und Betrugsgefahr extrem gering. «Selbst wenn jemand die Nummer in die Hände bekommen sollte, kann damit nicht einfach irgendwo im grossen Stil eingekauft werden, da diese virtuelle Karte nur für die dafür vorgesehene Benutzung gültig ist», erklärt Stehrenberger. Ein Missbrauch kann durch diese einmalige Nutzung also fast ausgeschlossen werden. Zudem werden die bereits guten Sicherheitsvorkehrungen in diesem Bereich durch den Ausbau der IT-Infrastrukturen der Dienstleister laufend verbessert.
Virtual Payment bei Geschäftsausgaben
AirPlus bietet mit den AirPlus Virtual Cards bereits seit 2005 virtuelles Payment an, bisher allerdings vor allem im Reisekostenmanagement. Bis 2019 wuchs das Transaktionsvolumen hier mit zweistelligen Wachstumsraten. Allein bei der Bezahlung von Hotelübernachtungen legte das Volumen im vergangenen Jahr um 24 Prozent zu.
Laut einer Erhebung der Global Business Travel Association (GBTA) umfasst der Prozess von der Buchung einer Reise bis zum Abschluss der Abrechnung etwa zehn Einzelschritte, inklusiv Bezahlung, Sammeln und Kontrolle der Rechnungen und Quittungen, Digitalisierung der Daten, Kontrolle durch die Finanzabteilung oder Rückfragen beim
Reisenden. Die durchschnittliche Dauer dafür beträgt über 40 Minuten und verursacht Prozesskosten von über 100 Schweizer Franken. Gemäss der GBTA wird die Dauer für den Buchungs- und Abrechnungsprozess einer komplett virtuell bezahlten Geschäftsreise um rund 75 Prozent auf etwa zehn Minuten verkürzt.
Neben der Vereinfachung für den Reisenden und der Zeitersparnis bietet die virtuelle Bezahlmethode noch weitere Vorteile. Beispielsweise wird automatisch geprüft, ob die gebuchte Leistung der erbrachten Leistung entspricht oder ob die Rechnungsadresse stimmt. Auch die Digitalisierung der Daten, d.h. das Erfassen der Daten im firmeneigenen Abrechnungssystem, erfolgt ohne Zutun des Reisenden. Aufgrund der automatisierten
Prozesse und der hohen Datenqualität hat die Finanzabteilung letztlich einen geringeren Kontrollaufwand. Die erhobenen Daten können zudem dazu verwendet werden, bessere Konditionen mit den Dienstleistern auszuhandeln, Reisetage und Reiseklassen zu optimieren und Verstösse gegen die Compliance-Richtlinien des Unternehmens zu eliminieren.
