Aus Gründen von Kosteneffizienz, Reiserichtlinien, Transparenz, Compliance und Duty of Care ist auf Geschäftsreisen das Buchen von Hotelleistungen mehr ins Zentrum gerückt. Abhilfe bieten virtuelle Kreditkarten – eine einfache Bezahllösung, die weltweit auf dem Vormarsch ist.
Wer heute privat verreist, bucht den Flug und das Hotel oftmals direkt im Internet. Für den Flug verwendet der Gast die private Kreditkarte, die dann auch umgehend von der Fluggesellschaft belastet wird. Beim Hotel ist der Ablauf etwas anders, denn die Bezahlung erfolgt meistens erst beim Check-out vor Ort. Da es sich um eine private Reise handelt, versteht es sich von selbst, dass der Gast für diese Transaktion ebenfalls seine eigene Kreditkarte verwendet. Anders sieht die Situation aber auf Geschäftsreisen aus.
Während für Geschäftsreisen der im Internet gebuchte Flug mit einer Firmenkreditkarte bezahlt und über einen zentralen Company Account abgerechnet wird, ist das bei Unterkünften noch nicht der Fall. Hotels lassen sich zwar online buchen, Reisende müssen aber auch auf Geschäftsreisen vor Ort bezahlen – zusammen mit den angefallenen Einzelleistungen wie dem Business-Lunch, der Miete des Besprechungsraums für die Sitzung, dem After-Work-Drink und dem Wasser aus der Minibar.
Fehleranfälliger Spesen-Marathon
Für den Reisenden beginnt so der Spesen-Marathon: Sie oder er sammelt sämtliche Quittungen und heftet diese nach der Reise für die Spesenabrechnung auf entsprechende Formulare. Das Unternehmen muss schliesslich die angefallenen Kosten noch in das digitale Abrechnungssystem einfügen, damit letztlich die Finanzabteilung alles überprüfen kann. Und sollte es Fragen zu Belegen oder einer falschen Rechnungsadresse geben, landet die Abrechnung fürs weitere Handling wieder auf dem Schreibtisch des Reisenden.
Nicht selten kommt es vor, dass sich der Reisende aufgrund einer fehlenden Quittung oder einer falschen Rechnungsangabe entscheidet, die entsprechenden Kosten lieber selber zu tragen, als dem Problem auf den Grund zu gehen. Gleiches gilt, wenn der Reisende für die Auslagen seine private Kreditkarte nutzt, denn schliesslich verfügt nicht jeder Mitarbeitende über eine Corporate Card. Das hat zur Folge, dass Mitarbeitende am Ende der Reise mühsam das Hotelzimmer und den zusätzlichen Business-Lunch zwischen den privaten Ausgaben ausweisen und belegen müssen.
Laut einer Erhebung der Global Business Travel Association (GBTA) umfasst der Prozess von der Buchung bis zum Abschluss der Abrechnung etwa zehn Einzelschritte, inklusive Bezahlung, Sammeln und Kontrolle der Rechnungen und Quittungen, Digitalisierung der Daten, Kontrolle durch die Finanzabteilung, Rückfragen beim Reisenden. Die durchschnittliche Dauer dafür beträgt über 40 Minuten und verursacht Prozesskosten von über 100 Franken. Zudem ist der Prozess fehleranfällig. «Das muss nicht sein», sagt Andy Stehrenberger, Geschäftsführer von AirPlus Schweiz, einem der weltweit führenden Finanzdienstleister im Geschäftsreisebereich. «Für den Reisenden muss jede Zahlung so einfach wie möglich und damit faktisch unsichtbar werden.»
Einfach virtuell bezahlen
Die Hotel-relevanten Ausgaben waren laut Andy Stehrenberger bisher zu wenig koordiniert und wurden von vielen Firmen vernachlässigt. Aus Gründen der Kosteneffizienz, der Reiserichtlinien, Transparenz, Compliance und Duty of Care sei nun das Buchen von Hotelleistungen mehr ins Zentrum gerückt. Hier kommt die virtuelle Kreditkarte wie beispielsweise die A.I.D.A.-Karte von AirPlus als eine einfache und effiziente Bezahllösung ins Spiel. Und so funktioniert eine virtuelle Kreditkarte:
Nach der Buchung über Onlineportale wie HRS oder Booking.com wird die Buchung zusammen mit einer automatisch generierten virtuellen MasterCard-Nummer ans Hotel geschickt. Diese Nummer dient dem Hotel als Zahlungsgarantie, über welche es die Leistungen nach dem Aufenthalt automatisch mit dem Unternehmen abrechnet. Gemäss der GBTA verkürzt sich die Dauer für den Buchungs- und Abrechnungsprozess einer komplett virtuell bezahlten Geschäftsreise um rund 75 Prozent auf circa zehn Minuten. «Gerade Vielreisende sparen dadurch viel Zeit, die sie ihrer Arbeit widmen können. Unternehmen minimieren dabei ihre Prozesskosten und sparen bares Geld», sagt Stehrenberger.
Neben der Vereinfachung für den Reisenden und der Zeitersparnis bietet diese Bezahlmethode noch weitere Vorteile. Beispielsweise prüft sie automatisch, ob die gebuchte Leistung der erbrachten Leistung entspricht oder ob die Rechnungsadresse stimmt. Auch die Digitalisierung der Daten, das heisst das Erfassen der Daten im firmeneigenen Abrechnungssystem, erfolgt ohne Zutun des Reisenden. Dem Reiseverantwortlichen oder der Geschäftsleitung des Unternehmens sind damit automatisch sämtliche Reisekosten der Mitarbeitenden auf einen Blick ersichtlich, er ist stets über die laufenden Kosten im Bilde und erhält ein umfassendes Reporting. Zudem hat die Finanzabteilung aufgrund der automatisierten Prozesse und der hohen Datenqualität weniger Kontrollaufwand. Diese Daten können zudem dazu verwendet werden, bessere Konditionen mit den Fluggesellschaften und Hotelketten auszuhandeln, Reisetage und Reiseklassen zu optimieren und Verstösse gegen die Compliance-Richtlinien des Unternehmens zu eliminieren.
Weltweit auf dem Vormarsch
«Unsere Herausforderung für die nächsten Jahre besteht darin, die steigenden Compliance-Anforderungen in Unternehmen mit der Forderung der Mitarbeiter nach maximaler Einfachheit erfolgreich zu kombinieren», erklärt Andy Stehrenberger. Und der eingeschlagene Weg trägt für AirPlus Früchte.
Neben dem Company Account, dem zentralen Firmenkonto, mit einem Plus von sechs Prozent und der Corporate Card mit einem Zuwachs von 20 Prozent zeigte im Jahr 2017 auch die virtuelle Kreditkartenlösung AirPlus A.I.D.A. Virtual Cards erneut ein starkes Umsatzplus. So stieg der Umsatzerlös der virtuellen Kreditkarten 2017 im Vergleich zum Vorjahr um ganze 29 Prozent und 2018 erneut um rund 20 Prozent. «Die anhaltend starke Nachfrage nach AirPlus A.I.D.A. Virtual Cards zeigt, in welche Richtung sich professionelle Bezahllösungen für Geschäftsreisen in den kommenden Jahren entwickeln», stellt Stehrenberger in Aussicht. Die Ende 2018 besiegelte Kooperation mit Booking.com und die damit verbundene Steigerung der virtuell bezahlten Hotelbuchungen ist eines der Resultate dieser Entwicklung.
Unternehmensprofil
AirPlus ist ein führender internationaler Anbieter von Lösungen für das tägliche Management von Geschäftsreisen. 51’000 Firmenkunden setzen bei der Bezahlung und Auswertung ihrer Geschäftsreisen auf AirPlus. Unter der Marke AirPlus International werden die Produkte und Dienstleistungen weltweit vertrieben. Der AirPlus Company Account ist das erfolgreichste Abrechnungskonto innerhalb des Universal Air Travel Plan (UATP).
Nach Geschäftsreisen birgt der Spesen- Marathon immer eine Fehlerquelle. 
Für Mitarbeitende auf Geschäftsreisen bietet eine virtuelle Kreditkarte eine einfache Bezahllösung.
