Unternehmen, die Aufgrund ihrer internationalen Ausrichtung auf Geschäftsreisen angewiesen sind, tun gut daran, diese sinnvoll zu Planen. Wer eine Geschäftsreise mit Voraussicht bucht, kann dabei Geld und Zeit sparen. Dabei spielen sowohl Art und Zeitpunkt der Buchung eine Rolle sowie auch die Einhaltung der Reiserichtlinien des Unternehmens und die Offenheit gegenüber modernen Arbeitsmodellen.
Wer privat reist, bucht heute Fluggesellschaft X, morgen Airline Y, hier ein Hotel, dort eine Airbnb-Wohnung. Wagt man sich mit dieser Haltung an die Buchung einer Geschäftsreise heran, riskiert man nicht nur unnötig höhere Kosten, sondern auch einen erhöhten Prozessaufwand nach der Reise.
DER IRRGLAUBE, MIT EINER ONLINE-BOOKING-ENGINE GELD ZU SPAREN
Viele Unternehmen nutzen heute für ihre Flugbuchungen eine implementierte Online-Booking-Engine. «Solange es sich um einfache Punkt-zu-Punkt-Verbindungen handelt, ist die eigenständige Buchung des Reisenden unproblematisch. Sobald die Buchung aber komplexer wird, entstehen unnötige Kosten, weil das Know-how eines professionellen Reiseberaters fehlt», erklärt Andy Stehrenberger, Geschäftsführer von AirPlus in der Schweiz, einem der international führenden Unternehmen für Bezahl lösungen im Geschäftsbereich. Nur ein spezialisiertes Geschäftsreisebüro, eine sogenannte Travel Management Company, sei in der Lage, optimierte Tickets zusammenzustellen. «Eine der grössten Kostenfallen dürfte demnach im Irrglauben liegen, mit einer Online-Booking-Engine könne man Geld sparen, weil die Beratungsgebühr des Reisebüros minimal ist oder gar entfällt», so Stehrenberger.
Unternehmen mit hoher Reisetätigkeit verhandeln mit den Hotels in ihren Reisedestinationen bzw. mit Hotelketten sogenannte Vertragsraten. Gleiches gilt für die Flüge. Unkoordiniertes Buchen von Flug- und Hotelleistungen durch die Geschäftsreisenden ohne Berücksichtigung dieser Vertragsraten kann das Budget gravierend in die Höhe treiben. Oft fehlt den eigenständigen Buchern auch eine überlegte Buchungsstrategie. So können durch frühzeitiges Buchen – beispielsweise im Rahmen von bereits weit im Voraus festgelegten Seminaren, Kongressen oder Messen – deutliche Einsparungen erzielt werden. Für Unternehmen, die ihre Mitarbeitenden regelmässig auf Dienstreisen entsenden, sind Reiserichtlinien unumgänglich. Sie definieren die Leistungen, auf welche die Reisenden unterwegs ein Anrecht haben, z.B. die Flug- und Hotelkategorie. Selbst Zusatzleistungen wie Business-Lounges, Sitzplatzreservationen, Frühstück etc. können die Reisekosten bei fehlenden Reiserichtlinien zusätzlich in die Höhe treiben.
Ein weiterer Kostenfaktor, der oft vernachlässigt wird, sind die entstehenden Prozesskosten, beispielsweise durch die Abrechnung der Reisespesen. Das kann je nach Komplexität der Reise viel Zeit in Anspruch nehmen. Zeit, die der Reisende für wichtigere Dinge nutzen könnte. Zudem sind diese Abläufe oft umständlich, fehleranfällig und benötigen einen hohen Kontrollaufwand.
TIPPS UND TRICKS GEGEN KOSTENFALLEN
Einer der wirksamsten Lösungsansätze, um unnötig hohe Kosten zu vermeiden, ist beispielsweise die Buchung von Vertragshotels. «Dadurch kann die Buchung unerwünscht hoher Zimmerkategorien verhindert und die Kosten im Rahmen gehalten werden», sagt Stehrenberger. Hohe Kosten entstehen auch bei unvorhersehbaren Ereignissen wie z. B. Naturkatastrophen, medizinischen Notfällen etc. Ein Travel-Risk-Konzept kann dann zur Verhinderung übermässig hoher Kosten durchaus hilfreich sein.
Die Voraussetzungen für eine effiziente Steuerung des Geschäftsreisevolumens sind die Konsolidierung von Daten sowie das Vorhandensein eines aussagefähigen Reportings. In dieser Hinsicht empfiehlt sich auf alle Fälle, bei der Bezahlung auf virtuelle Kreditkarten wie die A.I.D.A.Karte von AirPlus umzustellen. Mit dieser einfachen und effizienten Bezahllösung können neben den Flügen auch die Hotels schnell und sicher gebucht und bezahlt werden. Durch die automatisierten Prozesse profitiert
das Unternehmen von einem kleineren administrativen Aufwand, beispielsweise bei der Abrechnung der Reisespesen. Zudem führt die automatische Digitalisierung der Daten zu einer sehr hohen Datenqualität und aussagekräftigen Reportings. Diese können bei der gezielten Steuerung auf Leistungsträger hilfreich sein, was wiederum zu Volumenrabatten führt, und dienen als Diskussionsgrundlage bei Tarif- und Kontingentsverhandlungen mit den Dienstleistern.
PREMIUM ECONOMY STATT BUSINESS CLASS
Die Flugauswertungen von AirPlus zeigen, dass im Jahr 2018 rund 75 Prozent der geschäftlich getätigten Flüge innereuropäisch stattgefunden haben. Strecken, welche die Airlines in der Regel in zwei Klassen anbieten: Economy und Business Class. Die dazwischen gelegene Premium Economy Class, die sich in erster Linie durch etwas höheren Sitzkomfort hinsichtlich Beinfreiheit, Sitzbreite und Neigungswinkel der Sitzlehne auszeichnet,wird hauptsächlich auf Langstrecken angeboten. Obwohl ein Viertel der geschäftlich genutzten Flüge ab der Schweiz auf der Langstrecke stattfindet, wurden 2018 lediglich 0,6 Prozent der Flüge in der Premium Economy gebucht. Weshalb scheint diese Zwischenklasse für Geschäftsreisen keine Rolle zu spielen? Stehrenberger hat eine Erklärung: «Die Reiserichtlinien der Unternehmen schreiben vor, wer für welche Strecken welche Flugklasse buchen darf. In der Regel müssen Mitarbeitende bei Flügen unter sechs Flugstunden bis zu einer gewissen Kaderstufe die ‹lowest available fare›, also den günstigsten verfügbaren Sitzplatz buchen. Das ist die Economy. Ab sechs Flugstunden bzw. ab einer vordefinierten Kaderstufe ist dann die Business Class erlaubt. Die Premium Eco taucht somit in den Reiserichtlinien der Unternehmen gar nicht erst auf.» Gemäss den Auswertungen von AirPlus sind die durchschnittlichen Ausgaben für ein Ticket in der Premium Economy im Geschäftsreisebereich von CHF 1528 im Jahr 2017 auf CHF 1395 im Jahr 2018 gefallen. Mit dieser Preisreduktion wird diese Reiseklasse zwar etwas attraktiver gemacht, im Geschäftsreisebereich scheint dies aber offensichtlich nicht zu funktionieren.
BLEISURE – DIE PRIVATE VERLÄNGERUNG DER GESCHÄFTSREISE
Die Aufhebung fixer Arbeitsplätze ist in gewissen Unternehmen bereits vor längerer Zeit erfolgt. Das bedeutet auch, dass man weder an einen Schreibtisch noch ans Büro gebunden ist, um seiner Arbeit nachzugehen – ein Telefon und der Laptop genügen. Aufgrund dieser Basis hat sich ein neuer Trend entwickelt, der insbesondere bei der jüngeren Generation von Geschäftsreisenden Anklang findet: die sogenannten Bleisure-Reisen. Dabei handelt es sich um die Kombination einer Geschäftsreise (Business) und einer Privatreise (Leisure). Bei der Verlängerung einer Geschäftsreise über das Wochenende können je nach Flugtag die Flugpreise deutlich günstiger ausfallen als an einem bei Geschäftsreisenden beliebten Flugtag unter der Woche. Unternehmen, die gegenüber solchen Reiseformen offen sind, reduzieren einerseits potenziell ihre Reisekosten, andererseits bieten sie ihren Mitarbeitenden ein attraktives Arbeitsmodell. Insbesondere in Branchen mit Fachkräftemangel können solche Möglichkeiten bzw. Arbeitsmodelle durchaus förderlich wirken.
AIRPLUS INTERNATIONAL AG
AirPlus ist ein führender internationaler Anbieter von Lösungen für das tägliche Management von Geschäftsreisen. 50‘000 Firmenkunden setzen bei der Bezahlung und Auswertung ihrer Geschäftsreisen auf AirPlus. Unter der Marke AirPlus International werden die Produkte und Dienstleistungen weltweit vertrieben. Der AirPlus Company Account ist das erfolgreichste Abrechnungskonto innerhalb des UATP. Weitere Informationen auf www.airplus.com.
