In vielen Büros fehlt ein übergreifendes System, das für Ordnung sorgt. Was auf den ersten Blick wie eine geringfügige Unannehmlichkeit aussieht, ist bei genauerer Betrachtung ein zeitfressendes und teures Problem. Dabei geht es mit einem klaren Konzept auch deutlich besser.
Ob Büro, Gewerbe oder Handel – jeder Betrieb profitiert von Ordnung
Das Ziel von Ordnung und Struktur in Unternehmen ist, ein effizienteres Arbeiten zu ermöglichen. Unordnung oder Chaos nehmen Arbeitszeit in Anspruch und das kostet Geld. Dies gilt in allen Bereichen, von der Werkstatt bis zur Kaffeeküche.
Mit sehr einfachen Mitteln lässt sich in vielen Fällen schnell ein Ordnungssystem aufbauen. Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen sorgen zum Beispiel Aufbewahrungsboxen für Ordnung. In diesen lässt sich von Kleinteilen bis hin zu grösseren Dingen faktisch alles lagern, was sonst unsortiert herumliegt. Praktischerweise gibt es diese Aufbewahrungsboxen aus diesem Grund in vielen Grössen. Kleine Boxen beginnen bei 0,5 Liter Volumen, während die grösseren Varianten 70 Liter und mehr aufnehmen können. Wer auf eine einheitliche Serie an Aufbewahrungsboxen mit Deckel setzt, kann diese praktischerweise stapeln.
Ebenfalls praktisch sind die durchsichtigen Aufbewahrungsboxen. So ist auf einen Blick der Inhalt sichtbar. Hilfreich ist es oftmals, die Boxen zu beschriften. Das ermöglicht es, noch schneller das Gesuchte zu finden. Auch gibt es die Boxen in verschiedenen Farben. Anhand der Farbcodierung lässt sich ebenfalls ein System aufbauen, sodass direkt gekennzeichnet ist, was sich im Inneren befindet. Weitere Tipps zum Thema Ordnung im Büro gibt der Archivar Stefan Kemmer im Podcast.
Ordnung bei der Betriebskleidung schaffen
In vielen Betrieben ist spezielle Kleidung Teil der Betriebsausstattung. Das reicht von der Gastronomie bis zum Bau. Die Reinigung dieser Betriebskleidung ist ebenfalls ein Punkt, der viel Arbeit verursacht und mitunter unstrukturiert abläuft.
Die richtige Ausstattung bringt Ordnung in den Prozess. Schmutzige Betriebskleidung lässt sich in einem Wäschekorb sammeln und so für die Reinigung vorbereiten. Farblich codierte Körbe ermöglichen es, die Kleidung direkt bei der Abgabe nach Bedarf zu sortieren.
Solche Wäschekörbe sind auch ideal, wenn die Reinigung ausgelagert wurde. So ist die Wäsche vorbereitet für die Abholung und kann auch in diesen Körben zurückgeführt werden. Ebenfalls gelingt die Verteilung und Lagerung im Unternehmen leichter, wenn ein System für die Arbeitskleidung vorhanden ist. Das spart Zeit und gewährleistet, dass jeder seine persönliche Kleidung zurückbekommt.
Das Archiv – ein Sorgenkind vieler Betriebe
Faktisch jedes Büro hat ein Archiv und je älter der Betrieb, umso chaotischer sind die Zustände. Oftmals wächst das Archiv über die Jahre und nimmt Keller oder den Dachboden in Beschlag. Wird dann tatsächlich ein alter Vorgang benötigt, beginnt im schlimmsten Fall eine stundenlange Suche. In einem perfekten Büro sind alle Daten und Vorgänge innerhalb von Sekunden verfügbar.
Das funktioniert mit einem papierlosen Büro. In diesem Umfeld sind alle Informationen digitalisiert und in ein zentrales Dokumentenmanagementsystem überführt. Alle Schriftstücke, die nicht in digitaler Form eingehen, werden sofort digitalisiert und dann weitergeleitet.
Gerade für bestehende Unternehmen mit Bergen an Akten sind die Einführung und Umstellung massive Herausforderungen. Jedoch gibt es Dienstleister, die die Arbeit der Digitalisierung übernehmen. Alternativ lässt sich dies oft auch über einen längeren Zeitraum Schritt für Schritt und mit Aushilfskräften umsetzen.
